Come si gestisce un ordine di fornitura nel ristorante?

Operations

Sinonimi: ordine di fornitura · purchase order · ordine al fornitore · ordine merci · riordino

Cos’è un ordine di fornitura

L’ordine di fornitura è la richiesta formale o informale che il ristorante invia al fornitore per ricevere merci. Nella ristorazione italiana, la maggior parte degli ordini avviene via WhatsApp, telefono o e-mail — non con sistemi digitalizzati. Ma che sia un messaggio o un modulo, la logica è la stessa: cosa ordinare, quanto, e quando deve arrivare.

Un ordine fatto bene tiene la cucina piena senza sovraccaricare il magazzino. Un ordine fatto male produce due problemi opposti: rottura di stock (manca un ingrediente durante il servizio) o eccesso di scorte (prodotti che scadono prima di essere usati).

Come calcolare le quantità

Il metodo base:

Quantità da ordinare = Consumo previsto del periodo – Scorta attuale + Scorta di sicurezza

Esempio: prevedi di usare 20 kg di pomodorini questa settimana. Ne hai 5 kg in cella. Vuoi tenere 3 kg di sicurezza. Ordini: 20 – 5 + 3 = 18 kg.

Il consumo previsto si calcola dai dati storici: quanti piatti con pomodorini hai venduto la settimana scorsa? Ci sono eventi o prenotazioni particolari questa settimana? Il weekend lungo porta più coperti?

Frequenza degli ordini

Dipende dalla deperibilità del prodotto:

• Pesce fresco — ordine giornaliero o a giorni alterni. Il pesce non aspetta
• Carne — 2-3 volte a settimana. La frollatura e il sottovuoto danno più margine
• Frutta e verdura — 2-3 volte a settimana. Prodotti stagionali possono avere disponibilità variabile
• Secchi (pasta, farina, conserve) — settimanale o bisettimanale. Lunga scadenza, basta tenere la scorta minima
• Vini e bevande — settimanale o bisettimanale
• Prodotti surgelati — settimanale. Occupano spazio in congelatore — ordina in base allo spazio disponibile

Il processo ideale

1. Inventario rapido — prima di ordinare, controlla cosa hai. 5 minuti per la dispensa, 5 per i frigoriferi
2. Verifica prenotazioni e menu — se giovedì hai un tavolo da 20 per una cena di pesce, ordina più pesce per giovedì
3. Compila l’ordine — lista prodotti con quantità precise. Non “un po’ di insalata” ma “3 cassette di misticanza da 1 kg”
4. Invia al fornitore — entro l’orario limite (molti fornitori chiudono gli ordini alle 16:00 per la consegna del giorno dopo)
5. Controlla la consegna — verifica DDT, pesa a campione, controlla temperatura, rifiuta merce non conforme
6. Registra — annota eventuali scostamenti tra ordinato e ricevuto (pesi diversi, prodotti mancanti, sostituzioni)

Domande frequenti

• Ordinare a memoria — “ordino sempre le stesse cose” funziona fino a quando non funziona. Il menu cambia, i coperti variano, il magazzino ha giacenze irregolari. Controlla prima di ordinare
• Non avere un orario fisso per gli ordini — gli ordini dell’ultimo minuto sono più costosi (supplemento urgenza), meno precisi (il fornitore ha già allocato la merce migliore) e più stressanti
• Ordinare troppo “per sicurezza” — il magazzino pieno sembra una garanzia, ma è capitale immobilizzato che si deteriora. Ogni euro di scorta in eccesso è un euro non disponibile per altro
• Non controllare la merce alla consegna — firmare il DDT senza verificare è accettare tutto, inclusi gli errori. Il momento per contestare è all’arrivo, non tre giorni dopo quando hai già usato metà della consegna

Ultimo aggiornamento: 20 aprile 2026 · Revisionato dalla redazione Menucini · Parte del Glossario della ristorazione digitale